der Start
in die Automa­tisierung

Der Weg in die Automatisierung

Was wird automatisiert?
Automatisiert werden die Abläufe in der Druckproduktion. Dafür müssen zuerst die vorhandenen Prozesse erkannt und dann verbessert werden. Mit der passenden Software werden Abläufe im nächsten Schritt automatisiert. Diese Schritte gehen unsere Workflow-Berater zusammen mit der jeweiligen Druckerei. Die Ist- und Sollprozesse werden visualisiert, zum Beispiel mit Hilfe von Mindmaps.

Bestandsanalyse
Der Startpunkt ist eine umfassende Bestandsanalyse der Prozesslandschaft. Der Workflow-Berater erfasst für jedes Druckprodukt den Weg vom Auftragseingang über die Datenaufbereitung (Vorstufe), bis hin zum Druck, zur Weiterverarbeitung und zur Logistik. Zwingende Voraussetzung für Automatisierung ist die korrekte Erfassung und Dokumentation der aktuellen Prozesse. Die einzelnen Prozessschritte werden dabei aus unterschiedlichen Perspektiven untersucht. Dabei ist es sehr wichtig, dass der Workflow-Berater sowohl mit den Prozessbeteiligten spricht als auch mit den Produkt- oder Produktionsverantwortlichen. Die aktive Mitarbeit der Produktionsverantwortlichen der Druckerei ist immens wichtig.
Die Bestandsaufnahme endet mit der Präsentation der identifizierten Prozesse, inklusive entdeckter Schwachstellen und „low hanging fruits“, also Prozesse, die mit relativ wenig Aufwand optimiert werden können.

  • bestehende Prozesse analysieren
  • "low hanging fruits"
  • geeignetes Produkt/Workflow auswählen
  • redundante Tätigkeiten identifizieren

Zielprozesse definieren
Oftmals werden Prozesse über Jahre hinweg nicht verändert, weil „never change a running system“. Selbst, wenn sich Produktionsbedingungen ändern (neue Maschinen, neue Software, neue Produkte), wird teilweise an den gewohnten Routinen festgehalten. Es macht wenig Sinn, diese nicht optimalen Prozesse zu automatisieren.

In diesem Schritt entscheidet sich der Umfang der Prozessautomatisierung. Prozesse können so wie bei der Bestandsanalyse identifiziert, automatisiert werden. Oder aber es wird – wie im Bild ersichtlich – abhängig von den Zielen und der Strategie des Unternehmens die Prozesslandschaft komplett überarbeitet.

Automationsexperte OneVision

Unsere Automatisierungs-Lösungen kommen nicht von der Stange, schließlich sind es Ihre Anforderungen auch nicht. Darum definieren wir zunächst gemeinsam mit Ihnen, welche Prozesse bereits vorhanden sind, wo Optimierungsbedarf besteht und wie sich neue Prozesse mit OneVision Software-Lösungen sinnvoll einsetzen und integrieren lassen. 

Prozesse
definieren und 
optimieren

Verbesserte Prozesse dokumentieren
Die optimierten Prozesse werden jetzt dokumentiert. Das erscheint trivial, ist aber wesentlich. Denn ohne Dokumentation der gemeinsam erarbeiteten, verbesserten Prozesse werden nach kurzer Zeit unterschiedliche Erinnerungen um die Details streiten. Eine gewissenhafte Dokumentation, die alle Beteiligten unterschreiben, stellt sicher, dass Einigkeit über das Ziel vorliegt.

Automatisierungs-Software wählen
Da nun die zu automatisierenden Prozesse bekannt sind, kann nach der besten und passendsten Software gesucht werden. Aus meiner Sicht ist natürlich die OneVision Software für diese Aufgabe in den allermeisten Fällen die bestmögliche Wahl. Sie ist flexibel, lässt sich an die unterschiedlichsten Anforderungen anpassen und der Kunde hat direkte Ansprechpartner, mit denen er bei Fragen sprechen kann.

Verständnis schaffen
Vorteile der Automatisierung müssen sowohl mit Geschäftsleitung als auch mit der Belegschaft offen und ausführlich diskutiert werden.
Prozesse ändern heißt Gewohnheiten ändern. Manche Mitarbeiter sind dazu eher bereit als andere. Es ist hilfreich, möglichst frühzeitig auch die Zauderer und Zögerer mit ins Boot zu holen. Das funktioniert am Besten über Erfolg. Wenn der neue Prozess schon nach kürzester Zeit zu weniger Fehler, schnellerer Produktion und/oder geringeren Kosten führt, dann gibt es wenig Grund zur Blockadehaltung.

Quick wins
Gefragt sind also die Prozesse, die sich leicht und schnell automatisieren lassen, oder die einen offensichtlichen und großen Vorteil im Vergleich zum bisherigen Vorgehen bieten. Und genau diese Prozesse werden die ersten sein, die automatisiert werden.

Verbesserte Prozesse digitalisieren und automatisieren
Starten Sie mit einem Prozess, einem Druckprodukt. Bilden Sie den vereinbarten Prozess mit Hilfe der gewählten Automatisierungssoftware ab. Dann testen Sie das Ergebnis. Vielleicht ist es erforderlich, die Einstellungen nach zu justieren.
Wenn Sie zufrieden sind und die Mitarbeiter sich an den neuen Ablauf gewöhnt haben, dann ist es Zeit, den nächsten Prozess zu automatisieren.

Intern oder Berater?
Unsere Empfehlung ist, sich Hilfe von extern zu holen. Jeder der obigen Schritte läuft besser, wenn Experten den Prozess leiten. Die Bestandsaufnahme wird genauer sein, weil externe Experten unvoreingenommen untersuchen. Durch die Erfahrung mit Druck-Produktionsprozessen in anderen Unternehmen können Experten gute Hilfestellungen bei der Definition und der Dokumentation von neuen, verbesserten Prozessen leisten. Experten kennen professionelle Software mit deren Hilfe die definierten Prozesse bestmöglich automatisiert werden können. Natürlich kosten externe Berater, aber der Nutzen, sowohl was die Qualität als auch die Geschwindigkeit der Prozessoptimierung betrifft, ist sehr hoch.