Blog

Wie eine Datei am besten auf den Preflight vorbereitet wird

Kurzdefinition Preflight:

Im traditionellen Preflight werden Kundendateien hinsichtlich u.a. Auflösung, Schrifteinbindung, Farbräumen, Haarlinien oder Anzahl Elemente/Seiten analysiert, um zu verhindern, dass nicht druckbare Dateien in die Produktion gelangen. Dabei können Anwender die Kriterien, was druckbar und was nicht druckbar ist, selbst definieren.

Ein moderner Preflight wird übrigens nicht nur zur Fehlersuche oder -behebung genutzt, aber das werde ich in einem separaten Artikel näher beleuchten.

Preflight ist immer die erste Aktion, oder etwa nicht?

Viele Kunden haben als ersten Workflowschritt die automatische Qualitätsprüfung (Preflight) gesetzt. Das ist nicht falsch. Aber hier sind zwei Gründe, warum es in den allermeisten Fällen besser ist, nicht die Original-Kundendateien zu preflighten, sondern die Dateien vorab aufzubereiten:

  • Geschwindigkeit erhöhen
  • Fehlerrate senken

Geschwindigkeit erhöhen

Kundendaten mit unterschiedlichster Qualität

Kunden verwenden unterschiedlichste Software, um PDF zu erzeugen. Das reicht von InDesign, Illustrator, CorelDraw bis hin zu Word und Powerpoint. Entsprechend groß ist die Bandbreite an Dateiformaten, mit der der Druckdienstleister beschickt wird: PS-, XPS-, EPS- und DCS-2.0-Dateien genauso wie Bilddateien der Formate PNG, JPEG, GIF, TIFF, JPEG 2000, Photoshop EPS und Photoshop PSD.

Das Level der Anwender reicht vom Anfänger bis hin zur professionellen Agentur. Entsprechend unterschiedlich ist auch die Qualität und Komplexität der angelieferten Dateien.

Das Asura-Modul „PDF erzeugen“ wandelt all diese Dateitypen in PDF um. Während der Format-Konvertierung werden – wie weiter unten beschrieben – vielfältige Dateioptimierungen im Hintergrund durchgeführt. Das erzeugte PDF geht dann in den Preflight.

Was verlangsamt den Preflight?

Sehr große Dateigrößen oder sehr komplexe Dateien verlangsamen den kompletten Workflow. Jedes Werkzeug, das sich mit solch einer Datei beschäftigt, ächzt und stöhnt. Ein paar Beispiele:

  • Datei enthält eine Winterlandschaft, jede Schneeflocke ist eine separate Vektorgrafik. So entstehen Dateien mit über einer Million Elementen und entsprechend unnötig großem Dateivolumen.
  • Datei zeigt eine Biene, die nicht als Bild eingebettet wurde, sondern mit 100.000 Vektoren gezeichnet ist. Man denke an ein Bild mit 10 Bienen auf einer Seite, das sind dann eine Million Vektorelemente…
  • Typischerweise wird in den meisten Software-Anwendungen beim Exportieren als PDF jede Zeile als extra Textelement abgespeichert – wenn man Glück hat. Meistens sind es sogar mehrere Textelemente pro Zeile -> viele Textelemente in Datei
  • Dokumente mit mehreren tausend Seiten und mehreren Schriftarten sind eigentlich immer so angelegt, dass jede Schrift auf jeder Seite eingebunden ist. Das bläht die Dateigröße auf und ist unnötig.
  • Oft enthalten Dokumente komplett außerhalb des Druckbereichs angelegte Elemente oder unsichtbare, da ausgestanzte Elemente. Mit anderen Worten: es gibt Elemente, die keinerlei Einfluss auf die Darstellung oder auf den Druck haben. Diese Elemente sind überflüssig.
  • Elemente können sich auf unsichtbaren Ebenen befinden. Dann sind sie unnötig, vergrößern aber trotzdem das Dateivolumen.
  • Je komplexer und je größer eine Datei, desto langsamer der Preflight (und natürlich auch jede andere Aktion im Workflow).

Wie kann ich den Preflight beschleunigen?

Die Preflight-Geschwindigkeit wird erhöht, wenn vorab die Datei vereinfacht und verkleinert wird. Je nach Beschaffenheit der Datei sind dazu ein oder mehrere Vorbereitungsschritte nötig.

PDF erzeugen

Das Modul „PDF erzeugen“ der Druckvorstufen-Suite Asura optimiert die Struktur einer PDF-Datei. Dateien werden dabei quasi in ihre Einzelteile zerlegt und – mit unserem Wissen wie gute, schlanke PDF-Dateien beschaffen sein müssen – wieder zusammengesetzt. Dies geschieht vollautomatisch und unsere Anwender bestimmen selbst, welche Aspekte optimiert werden sollen.

Beispielbild Preflight
Beispielbild Preflight

Diese Optimierungen führen dazu, dass Dateien weniger Elemente beinhalten, einfacher und logischer aufgebaut sind und die Dateigröße reduziert wird. Damit wird der Preflight beschleunigt.

Darf man Kundendateien vor dem Druck ändern?

Das ist eine Frage, die wir immer wieder hören und die wir mit einem klaren „Ja“ beantworten. Etliche Maßnahmen sind unerlässlich, um eine Datei überhaupt drucken zu können. Spätestens das RIP wird die Datei massiv verändern. Hier einige Beispiele für sinnvolle, automatische Eingriffe in die Kundendatei:

  • Kunde schickt RGB-Datei -> automatische Konvertierung nach CMYK mit korrektem Profil
  • Kunde schickt Datei mit Sonderfarben, bestellt aber 4C
  • Kunde schickt Datei wie im Screenshot:  man kann davon ausgehen, dass Weißrand nicht gedruckt werden soll
  • Datei wird ohne Beschnitt geliefert
  • Datei enthält transparente Elemente
  • Datei ist so komplex, dass das RIP sie nicht verarbeiten kann
  • usw.

Fehlerrate senken

Welche Dateien werden vom Preflight ausgesondert?

Prinzipiell legt jeder Anwender selbst fest, welche Datei-Kriterien im Workflow unerwünscht sind und zum Aussondern der Datei im Preflight führen. Dabei gibt es höchst unterschiedliche Ansätze: Manche Druckereien erwarten fast perfekte Dateien und weisen schon zurück, wenn die Datei mit dem falschen ICC-Profil geliefert wird, während andere fehlerhafte Dateien aufwändig reparieren, teilweise manuell. Hier ist eine Liste mit Preflight-Ergebnissen, die manche Anwender dazu veranlassen, eine Datei nicht zu drucken, sondern zum Kunden zurückzuschicken:

  1. Schriften fehlen, sind nicht eingebunden
  2. Anmerkungen (printable annotations) in Datei gefunden
  3. Transparente Elemente in Datei gefunden
  4. Seite mit zu vielen Bildern oder Grafiken gefunden
  5. Falscher Farbraum, falsches ICC-Profil gefunden
  6. Bilder mit zu hoher Auflösung gefunden
  7. Bilder mit zu niedriger Auflösung gefunden
  8. Zu hoher Farbauftrag entdeckt
  9. Sonderfarben in Datei gefunden (bei Ziel, in CMYK zu drucken)
  10. Seiten mit fehlendem Beschnitt gefunden

Alle diese Datei-Eigenschaften, die häufig zum Aussondern einer Datei aus dem Produktionsworkflow führen, können vollautomatisch so verbessert werden, dass sie beim Druck keinerlei Problem erzeugen. Einzige Ausnahme: Punkt 7 – zu niedrig aufgelöste Bilder können nicht verlässlich „hochgerechnet“ werden.

Wie kann ich die Fehlerrate reduzieren?

Wenn Preflight meldet, dass Dateien nicht gedruckt werden können, gibt es drei Möglichkeiten:

  • einfach trotzdem drucken und hoffen,
  • Datei händisch reparieren,
  • Kunden kontaktieren und um korrekte Datei bitten

Die erste Variante ist risikofreudig, die anderen beiden verursachen Aufwand und Verzögerung. Deswegen ist es ratsam, die Anzahl der ausgesonderten Dateien so gering wie möglich zu halten. Aber wie? Nach welchen Kriterien?

Als generelle Regel schlage ich vor, Preflight nur aussondern zu lassen, was nicht automatisch und zuverlässig korrigiert werden kann. Ob diese Fehler dann manuell korrigiert werden oder ob die Datei zurück an den Kunden geht, ist eine Frage der Effizienz und der verbleibenden Zeit bis zum Druckbeginn.

Die wichtigste Maßnahme ist aber, das Modul „PDF erzeugen“ dem Preflight vorzuschalten. Dann werden nur noch voroptimierte Dateien zum Preflight kommen.

Fazit

Preflight ist ein essenziell wichtiger Teil jeder Druckvorstufe. Es gilt zu verhindern, dass Dateien falsch gedruckt werden. Mit guter Datei-Optimierungssoftware können Anwender sowohl die Preflight-Geschwindigkeit erhöhen als auch viele Datei-Fehler automatisiert korrigieren. Das führt im Ergebnis zu mehr Durchsatz. Mehr Dateien kommen in besserer Qualität zum RIP und zum Druck. Es ist vorteilhaft, nicht die originalen Kundendateien zu preflighten, sondern diese zuerst grundlegend zu optimieren, am besten mit dem Module „PDF erzeugen“.

Wer ist der beste Ansprechpartner bei OneVision?

Wenn Sie noch keine OneVision Software im Einsatz haben, dann kontaktieren Sie sales.ce(at)onevision.com

Falls Sie bereits OneVision-Kunde sind und noch mehr aus Ihrer Software herausholen wollen, dann kontaktieren Sie trainer(at)onevision.com

Neuer Kommentar

0 Kommentare